1.プロジェクト概要
看護師のシフト表を 紙＋手入力 から Excel→CSV→ジョブカン(勤怠管理システム)一括取込 に刷新。
これにより 月10時間以上の入力・集計作業 をゼロにし、ヒューマンエラーも防止しました。
※3病棟ごとに作成したため、上記の3倍の効果
2.課題・背景
- シフトは紙で作成 → Excelに転記 → 手計算で人数確認 → ジョブカンへ再入力
- 導入3年目でもジョブカンの「CSV取込」機能が使われていなかった
- 1 か月あたり十数時間の二重入力と確認作業が発生していた
3.提案・アプローチ
ツール
Excel＋VBA(SpreadSheet＋GASでも可)
Excel入力やファイル管理に慣れている職員がいたため、Excelを選択
納品までの流れ
| ステップ | 内容 | 目安時間 |
|---|---|---|
| 要件ヒアリング | サンプルCSVと現行シフトを取得。 入力項目を確認 | 1h |
| シフト表改良 | ドロップダウン・自動計算関数を追加 | 1.5h |
| CSV変換ロジック | ジョブカンが認識できる形式へ変換 | 1.5h |
| 自動出力機能(VBA構築) | ①印刷フォーマット ②CSV一括書き出し | 1h |
| 動作テスト & 引き渡し | 取り込み成功を確認しマニュアルを共有 | 2h |
技術的ポイント
Excel VBA
- ボタン1つで印刷用PDFとジョブカン用CSVを出力
動的リスト／データ検証
- シフト種別をプルダウン化し、表記ゆれを排除
- 人員配置を自動計算
メンテナンス性
- 変換テーブルを別シートに切り出し、シフト区分の追加もノーコードで対応
- VBAコードは100行未満＋コメント付きで属人性を排除
作成サンプル
勤務表シート
印刷ボタン
CSVへ出力
※当案件では同じフォルダへ出力する設定になっています。
成果
- 勤怠管理システムへの入力工数ゼロ／人的ミスゼロへ
- シフト作成〜取込までの所要時間90%削減
- 担当者交代時も安心して使用できるよう、CSV一括取込の運用マニュアルを作成
4.当案件のまとめ
導入効果
- 月10時間 × スタッフ時給1,800円×3件≒ 月5.4万円のコストを削減
- 手入力によるシフト入力ミス／計算ミスを0件に
学び・応用可能性
- 勤怠システムが変わっても「CSV一括取込」は汎用的に活用可能。ジョブカン以外での対応も可能。
- 病院だけでなく、介護施設・保育園・小売チェーンなど「勤怠管理システム」を導入している企業でも同様の課題を解決できる。